Het schrijven van een position paper kan een eenzaam proces zijn. Of een chaotisch proces als er meerdere personen of partijen bij betrokken zijn, zonder duidelijke afspraken over wie welke rol heeft. Daarom hier een rij praktische tips voor het schrijfproces van de position paper.
In de blog Wat is een position paper eigenlijk, heb ik laten zien dat in een klassieke betekenis de position paper een lobby-instrument is. Anders heb je het over een whitepaper. Als lobbyinstrument in handen van een lobbyist hoeft de position paper niet veel meer te zijn dan een argumentatieschema, althans een lijst met argumenten pro en contra; zegt een Kamerlid A, dan zeg ik B; zegt een bewindspersoon dit, dan zeg ik dat. Dan is de position paper een evolving document dat door de lobbyist gedurende het proces richting besluitvorming steeds wordt aangepast en verrijkt. Dat document kan dan vrij gemakkelijk tot een opiniestuk, open brief, manifest, essay of welke andere vorm dan ook worden omgebouwd. Hieronder gaat het over alle andere vormen van een uitgeschreven position paper in de vorm van een positioneringsstatement.
Wie is je doelgroep?
Dat is bij een position paper nog even een vraag. Omdat de position paper is bedoeld om de besluitvorming te beïnvloeden, is de primaire doelgroep altijd het gremium waar het besluit uiteindelijk genomen wordt. Dat gremium is echter vaak politiek verdeeld. Het gaat erom om een meerderheid achter je standpunt te krijgen. Dat is genoeg. Bedenk dan dat het overtuigen van tegenstanders heel veel energie kost. Voorstanders overtuigen is dan weer water naar de zee dragen. Dan kun je je pijlen beter richten op de neutrale tussengroep. Hoe ga je daar de slag winnen. Dat is de kunst. Bedenk ook dat besluitvormers gevoelig zijn voor beeldvorming en reputatie, dus de media is altijd een doelgroep. En tot slot heb je nog de doelgroep in de paper: burgers, jongeren, ondernemers, medewerkers, investeerders, leden, donateurs of welke dwarsdoorsnede dan ook.
Waar win je een maatschappelijk debat mee?
Zo'n position paper is meer dan een argumentatieschema alleen. Punt is namelijk dat je de wedstrijd nooit alleen op argumenten gaat winnen. Maar je kunt er de wedstrijd wel mee verliezen als je je argumentatie niet op orde hebt. Daar helpen je tegenstanders je graag een handje bij. Winnen doe je een maatschappelijk debat op visie en context. Het gaat om relevantie en beeldvorming, om maatschappijvisie en historische context, om wenselijkheid en haalbaarheid en om de manier waarop je dat in één logisch en aansprekend verhaal presenteert. Daar zul je in je position paper dus oog voor moeten hebben.
Hoelang duurt het maken van een position paper?
Trek voor het hele proces enkele weken tot enkele maanden uit. Dat hangt af van factoren als omvang en complexiteit van het onderwerp, het aantal te raadplegen stakeholders, betrokkenen of experts, de beschikbaarheid van informatie en de ervaring en capaciteit van de penvoerder. Bedenk samen een procesaanpak, zeker als er meerdere interne en of externe stakeholders bij betrokken zijn. Ruim voldoende tijd in voor oriëntatie en reflectie en het schrijven, bewerken en herzien van de position paper in een aantal rondes van distant- en close reading.
Wie moeten er bij het proces minimaal aangehaakt worden?
Beleg de eindverantwoordelijkheid voor het proces, de tussenstappen en het eindresultaat zo hoog mogelijk in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de bestuurssecretaris of iemand binnen de RvB. Zeker als het om een position paper gaat voor interne besluitvorming.
Betrek ook het hoofd communicatie bij het proces als het om een standpunt gaat dat de reputatie, het imago, de cultuur of identiteit raakt.
Gaat het om een position paper met een juridische component, betrek juridische zaken of de bestuurssecretaris.
Bezin je op de vraag wie er op welk moment en op welke manier (meelezen, becommentariëren, meebeslissen) bij het proces betrokken moet worden.
Gaat het om een position paper die medewerkers raakt, schakel dan ook HR en mogelijk de OR bij.
Gaat het om de inhoud, betrek dan stakeholders bij de totstandkoming van de position paper. Leg het oor in elk geval te luisteren bij personen of gremia (bv. ondernemingsraad) die zich bij het onderwerp betrokken voelen of daar q.q. betrokken bij zijn.
Welke elementen moet een position paper minstens bevatten?
Je position paper wint aan kracht door vooraf na te denken over mogelijke tegenargumenten en hoe je deze gaat weerleggen. Daarmee versterk je ook de eigen argumenten. Tenminste als je bewijsmateriaal doeltreffend en valide is. Het maakt duidelijk dat je goed hebt nagedacht over de kwestie en dat er grondig onderzoek is gedaan. Ook neemt het eventuele twijfels bij de lezer weg, waardoor die meer geneigd is om jouw standpunten serieus te nemen. Aandachtspunt: door een kritisch-wetenschappelijke toon, roep je bij de ontvanger ook een dito houding op. Dat pleit voor een presentatie en een compositie die de doelgroep in het verhaal trekken. Dat heet met een moeilijk woord de 'narratieve transportatie theorie'. Die theorie pleit voor een meer verhaalkundige opzet dan puur en alleen een feitelijke, logische en rationele benadering alleen.
Het standpunt van een organisatie wordt door een position paper serieuzer genomen en beter begrepen door andere partijen.
Formuleer een duidelijk standpunt.
Val met de deur in huis, grijp de koe bij de hoorns en zaag van dik hout planken.
Licht de relevantie van het standpunt toe.
Geef een onderbouwing van het standpunt met feiten, statistieken en ander bewijsmateriaal.
Behandel en weerleg mogelijke tegenargumenten serieus c.q. bied mogelijke alternatieve oplossingen.
Sluit af met een duidelijke conclusie, die logisch voortvloeit uit de argumentatie.
Geef concrete aanbevelingen voor mogelijke acties en oplossingen.
Vragen voorafgaand aan het schrijven van een position paper
Deze vragen gaan weliswaar vooraf aan het schrijven van een position paper, maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat je ze daarna van je netvlies kunt halen. Integendeel: je moet ze gedurende het hele proces blijven bezoeken.
Wat is het doel van de position paper? Wil je een standpunt onderbouwen, betwisten of aanbevelen?
Wie is de adressant? Tot wie richt je je in de position paper? Beleidsmakers spreek je op een ander detailniveau aan dan medewerkers of het grote publiek. Goed geïnformeerde doelgroepen kunnen een hogere informatiedichtheid aan, maar niemand zit te wachten op geneuzel of een standpunt waarvan de relevantie niet duidelijk is.
Wat zijn de belangrijkste punten die je moet behandelen om je standpunt te ondersteunen of het oppositionele standpunt te betwisten? Op welke recente feiten, cijfers, statistieken en/of betrouwbare onderzoeksresultaten kun je bogen?
Welke tegenargumenten of tegenvoorstellen zul je moeten weerleggen en welke onderbouwing heb je daar voor? Het is cruciaal om mogelijke tegenargumenten te inventariseren en te adresseren in een position paper. Dat draagt alleen maar bij aan de geloofwaardigheid en de receptie van je position paper.
Denk na over de mogelijke oplossing om een probleem de wereld uit te helpen. Zet jouw suggestie af tegen alternatieve oplossingen. En wat als er niks gebeurt? Hoe pakt dat uit?
Wat zijn de mogelijke gevolgen van het innemen van het voorgestelde standpunt, de voorgestelde zienswijze, de visie of het plan? Verdisconteer deze ‘doorrekening' in je argumentatie.
Welke concrete acties kun je aanbevelen op basis van het standpunt dat je inneemt in je position paper? Wat zijn de vervolgstappen die moeten worden genomen? Wie moet die stappen zetten?
Zelf doen of uitbesteden?
Dit is een hele praktische en relevante vraag die we vaak horen. Lees daarover onze blog zelf maken of laten maken.
Een position paper kan worden gebruikt voor diverse doeleinden, zoals het beïnvloeden van beleidsbeslissingen, het opbouwen van relaties met stakeholders en het communiceren van de visie en standpunten van een organisatie.
Interviews
Om een goed beeld te krijgen van het onderwerp, van verschillende inzichten en van de argumenten pro en contra, zijn kwalitatieve interviews c.q. een kwantitatieve enquête de kortste klap. Hoeveel kwalitatieve interviews? Dat hangt van het onderwerp af en van het kaliber van de experts die je interviewt:
Gaat het om autoriteiten op het gebied van jouw onderwerp, dan kun je volstaan met slechts enkele experts.
Gaat het om onderzoekers, dan ligt dat weer anders. Om je dan te verzekeren van een stevige onderbouwing van je standpunt of visie, zul je meerdere invalshoeken moeten afdekken.
Gaat het om experts ‘in het veld’, dan heb je altijd meerdere bronnen nodig om een 360 graden beeld van de thematiek te krijgen. Bovendien zul je dan ook nog eens verschillende stakeholders moeten spreken.
Wil je de beeldvorming bijstellen of de publieke opinie beïnvloeden, dan ligt -behalve de expert-interviews- een kwantitatieve enquête onder publieksgroepen, focusgroepen of ervaringsdeskundigen eerder voor de hand. Dat geeft een solide basis onder je position paper, omdat je je bewust bent van de ervaringen, overtuigingen of zorgen onder de doelgroep.
Kom je er niet uit of wil je meer weten?
Meld je dan hieronder aan voor een (gratis) inspiratiesessie.